АРХИВ И АРХИВСКИ ДОКУМЕНТИ

Архивот преставува значајна инстутиција во која се чува културното пишано богаство на одредено подрачје, област, држава. Настанувањето на архивот како институција е тесно поврзано со зголемување на свеста на популацијата за значењето на документите. Со постепено зголемувања на самата свест се започнало со селектирање на документи и започнување на одредени постапки кои денес се препознаваат како архивистички. Токму заради креирање и вметнување на тие постапки во законски норми е креиран и архивот како институција.Така во различни земји архивите како институција се појавуваат различно. Во Франција како година во која е создаден архивот е 1789 година, а целосно со законски инсталирана поставка од 1790 година. Основни причина за создањето на архивот во Франција е појавувањето на потребата од чување на доказниот материјал.

Од друга страна како пример за рано создавање на свој архив е и Англија, која на 15.08.1838 година го основа Централниот Архив на Англија. И тука како основна причина за основање на архивот е чувањето на доказниот материјал. Соединетите Американски Држави го основаат Националниот Архив на САД на 19.06.1934 година, а како главна причина е сместување на актите од Владата и грижа за нив.

Кај нас со Закон на 01.04.1951 година се основа Државната Архива на Република Македонија, со задача да ги прибере архивските материјали кои преостанале во повоениот период, да ја организира архивската мрежа и да врши истражување и презентирање на архивската граѓа.

Архивот е установа во која трајно се чува и стручно обработува архивскиот материјал. Главната улога на архивите е да ја организираат архивската дејност и да приспособат да биде во функција на државните потреби, интереси а особено на интересите и потребите на граѓаните.

Архивите треба :

• Да создадат мрежа на архивски установи и да обезбедат услови за трајно чување на архивскиот материјал.
• Да ја овозможат достапноста на архивскиот материјал за корисниците а посебно во научната дејност;
• Да воведат и спроведат систем на задолжително предавање на архивскиот материјал во државна сопственост
• Да организираат системска грижа за чување и заштита на документацијата;
• Да помагаат и поттикнуваат во чувањето и заштитата на целокупниот архивски материјал;

Денес постојат повеќе видови на архиви:

1.Национален или Државен архив кој го превзема архивскиот материјал кој се создава од работата на државните органи (министерство, заводи, национални институции…) Кај нас таква функција има Државниот Архив со седиште во град Скопје.

2. Регионалните архиви ја преземаат целокупната документација што се создава на подрачјето на одредена територија, општина, округ и слично. Како пример за регионален архив преставува Охридскиот Архив, а има уште осум такви.

3. Специјални архиви кои се грижат за превземање и трајно чување на посебен вид архивски материјал како што е на пример: дипломатска, воена, полициска и слична документација.Кај нас вакви архиви имаат Македонската академија на науките и уметностите, Институтот за национална историја и др.

4. Архивски одделенија се организациски единици во рамките на еден орган , организација или институција при што ја чуваат нивната документација. Такви на пример се: Заводи за статистика, катастарска и геодетска управа, културните институции, музеите и сл.

Архивски документи

Архивскиот документ е оној кој го создало или примило некое правно или физичко лице како средство и трага за сопствена активност – практична дејност. Архивските документи имаат свои составни елементи и соодветни белези. Архивскиот документ е документ – запис, а документот запис е известување, информација прицврстена за некоја основа во постојан облик. Известувањето е приопштена смисла, значи забележана порака (*свесно или несвесно). Затоа секој документ задолжително се состои од содржина, материјална основа и облик.

Обликот на документот се дели на физички и умствен лик: Физичкиот лик се однесува на надворешниот изглед на документот (мастило, писмо, печати, софтвер). Умствениот лик на: Конфигурација – облик на известувањето и начин на кој е изразена содржината (текст, слика, графикон) на логичко устројство: мисловниот распоред и внатрешните елементи во документот (датум, наслов, предмет, потпис) прибелешки и додатоци на содржината на документот по неговото довршување.

Бидејќи содржината е очигледна и ја создава при општата смисленост, поимот за документ во себе вклучува претпоставка за пренос – трансмисија. Самиот чин на прицврстување на информацијата на некоја основа е одраз на намерата тоа известување да се соопшти или да се направи достапно. Архивскиот документ го создава или прима  физичко или правно лице. Физичкото лице е човеково битие, а правно лице е единица која актуелно или потенцијално има способност да постапува по закон.

За да се создаде еден архивски документ потребно е учество на едно лице (физичко или правно) негов создавач или творец.Ако документот е упатен кон друго лице, примачот. Ако документот го составило друго лице, три лица се зафатени: создавачот (авторот), насловеникот (примачот) и писарот. Бројот на лица може да е променлив, но улогата е видлива кај секој документ. Творецот е лице кое има овластување и надлежност за создавање на документот, кој настанува непосредно на негово барање и во негово име. Примачот е лице на кое предметот му е упатен во својот умствен облик. Писарот (архиварот) е одговорен за склопување на содржината на документот .

Во САД животот на архивските документи бил условен од поимите “records” и “archives“ кој ги вовел познатиот архивист Шеленберг во 50-те години од 20-от век.

Под “аrchives“ се подразбирале само оние архивски записи односно документи кои биле оценети како средени и вредни за трајно чување со цел да се користат и истражуваат и кои биле одбрани за предавање или предадени на некој историски архив. Клучната точка меѓу “records“ и “archives“ е замислата за селекција. Во врска со тоа се поставуваат прашањата:

• Кој ги одбира записите: установата која ги создала или пак архивот?
• За кого се одбрани записите: за установата или за истражувачите?
• За која цел се одбрани записите: за потребите на управата или науката и културата?

Според Шеленберг кога се работи за “records“ установата создавач ги одбира записите за сопствени управни и оперативни потреби, а во случај на “аrchives“ одбирањето го врши архивот за потребите на истражувачите и за научни и културни цели. Животот на еден документ е поделен на два дела: за првиот е надлежна установата – создавач, а за вториот – архивот.

Оттука животниот круг на документите се состои од два периода со 4 подпериоди:

1.Период под надлежност на установата создавач на архивскиот материјал:

– создавање, прием и распределба на записите;

– средување на записите според однапред утврден план;

– чување и користење на записите;

– уништување на записите или предавање на надлежниот архив на оние записи кои не и се потребни на установата, а се од трајна вредност.

2. Период под надлежност на архивот:

– одбирање и преземање на записите наменети за трајно чување;

– средување и опис на записите;

– физичко чување на записите;

– водење служба за пристап и користење на архивска граѓа.

Значаен елемент на секој архивски документ е вршењето некаква практична дејност. Таа може да се расчлени на факти, општи ентитети како што се настани, остварени или видливи околности на тоа дејство, т.е повеќе учиноци и ефекти произведени за надворешниот свет со намерно и објективно вршење на волјата на некое лице.

Фактите и дејствијата кои во документите имаат удел како сведоштво за нивното настанување се случуваат во управно–правно опкружување – контекст. Контекстот е сосема определен и единствен и тој е неизоставен елемент на секој архивски документ.

Документите се собираат односно натрупуваат сами од себе и се повеќе во чекор со одвивањето на споменатите дејности и согласно нивното устројство. Таложењето кое е последица од нив и односите меѓу самите документи го создаваат документарниот контекст. Тоа е склоп на неминовни и незаменливи односи според кој самите документи имаат своја смисла и можат да послужат како сведоштва.

Лодилини пишува „архивските записи имаат два битни елементи: самите записи и односите што се создаваат меѓу нив“. Значајните елементи на секој архивски документ се: материјалната основа, физичкиот и умствениот облик, содржината што се пренесува во времето и простор, поврзано со некоја практична дејност, лицата што дејствуваат во одредена управно-правна рамка и документарниот контекст.